Rozliczanie paliwa w firmach. Wszystko, co musisz wiedzieć

W Polsce jest ponad 2 miliony jednoosobowych działalności. Do tego dochodzą średnie i duże firmy. Zdecydowana większość z nich posiada zarejestrowaną na nią samochód lub rozlicza paliwo. Co trzeba wiedzieć, by nie popełnić błędu?

Samochód służbowy już dawno przestał być przywilejem. Jest to narzędzie pracy, takie samo jak komputer czy telefon. W odróżnieniu od tych ostatnich, pojazd generuje dla firmy koszty. Przykładem może być choćby paliwo, niezbędny element do jego funkcjonowania. Problem pojawia się przy jego rozliczaniu.

Kwestie rozliczania paliwa reguluje ustawa o podatku dochodowym a dokładnie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT. Jednak wszystko tak naprawdę zależy od sposobu użytkowania samochodu służbowego, gdyż może on być wprowadzony do ewidencji środków trwałych lub podatnik może wykorzystywać prywatny pojazd na potrzeby firmy. Jeszcze inną wykładnię stanowi auto nabyte na podstawie umowy najmu lub leasingu. W każdej z tej opcji rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego może nieco się różnić w przypadku podatku dochodowego oraz VAT.

Zobacz wideo Jeździł kradzionym samochodem i na kradzionym paliwie

100 procent odliczenia

Sytuacja, w której przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT. Ma on wtedy prawo do pełnego odliczenia VAT i nabycia samochodu osobowego oraz wydatków związanych z jego użytkowaniem. Warunkiem jest jednak, że będzie on (ten pojazd) użytkowany wyłącznie do celów firmowych, co musi być w należyty sposób udokumentowane poprzez: zgłoszenie użytku samochodu osobowego w urzędzie skarbowym na druku VAT-26, prowadzenie kilometrówki dla celów podatku VAT oraz określenia regulaminu użytkowania pojazdu w firmie.

50 procent odliczenia

Dla wielu firm (zwłaszcza jednoosobowych działalności gospodarczych) brak możliwości korzystania prywatnego z pojazdu jest kłopotem. Z tego względu powinien zdecydować się na 50 proc. odliczenie VAT. Wtedy nie musi zgłaszać tego w urzędzie oraz prowadzić żadnych dodatkowych ewidencji. Tym samym podatnik w takiej stacji może odliczyć 50 proc., natomiast do kosztów zakwalifikować 75 proc. wartości netto faktury powiększonej o 50 proc. nieodliczonego podatku VAT.

Sześć złotych za litrSześć złotych za litr benzyny. Drogo, ale i tak taniej niż w Europie

Rozliczenie kosztów paliwa dla środka trwałego

Jeżeli samochód osobowy stanowi własność lub współwłasność podatnika, jest kompletny i zdatny do użytku, będzie używany do wykonywania działań służbowych lub oddany do użytkowania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu, jego wartość przekracza 10 tys. zł oraz będzie używany dłużej niż rok, to należy zakwalifikować go jako środek trwały. Zgodnie z tym trzeba wprowadzić go i amortyzować w czasie. Przy takiej sytuacji rozliczenie paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych przy użytku służbowo-prywatnym podlega 75 proc. ich wartości. Wynika to z art. 23 ust.1 pkt 46a „nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika" – czytamy dalej.

Jeżeli jednak ktoś chciałby rozliczyć 100 proc. m.in. paliwa, to należy wykluczyć możliwość użytku prywatnego oraz prowadzić szczegółową ewidencję auta – dla podatku VAT i dochodowego.

Leasing a rozliczenie paliwa

Dla pojazdów będących w leasingu, rozliczenie paliwa następuje bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów w 75 proc. ich wartości, jeżeli jest on wykorzystywany zarówno prywatnie, jak i służbowo. 100 proc. odliczenia możliwe jest w sytuacji, kiedy auto jest używane tylko w celach służbowych. Jednak w tej opcji czynnik podatnicy VAT zobowiązani są do prowadzenia tzw. kilometrówki oraz zgłoszenia danego pojazdu w urzędzie na druku VAT-26.

Zakup samochodu w formie leasinguCo daje wynajem własnego auta?

Pojazd prywatny a rozliczenie paliwa

Zgodnie z zapisami w ustawie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT, możemy dowiedzieć się, że „nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika".

Co ważne 1 września 2019 roku, nowelizacja ustawy o PIT, zdjęła z podatników wykorzystujących samochód prywatny w firmie, obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu dla celów podatku dochodowego. Tym samym rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego możliwe jest w wysokości 20 proc. wartości wydatku, niezależnie od liczby pokonanych kilometrów, oczywiście w ramach prowadzonej działalności.

Karty paliwowe

Kwestie rozliczania paliwa podniósł Minister finansów, który wskazał warunki, których spełnienie spowoduje, że nie możliwości potrącania VAT od kart paliwowych. Jest to związane z faktem, że transakcje realizowane przez wystawców kart paliwowych są traktowane w dwa sposoby. Pierwszy – jako dostawa towaru oraz drugi – jako usługa finansowa. Jest to znacząca różnica dla klientów, gdyż w pierwszym przypadku mogą odliczyć podatek naliczony (23 proc.). W drugim natomiast nie mają takie możliwości, ponieważ usługa finansowa jest zwolniona z VAT

Reakcja ministra nie była przypadkowa. Uchylony został w tym roku art. 7 ust. 8 ustawy o VAT, który regulował transakcje łańcuchowe. „W przypadku gdy kilka podmiotów dokonuje dostawy tego samego towaru w ten sposób, że pierwszy z nich wydaje ten towar bezpośrednio ostatniemu w kolejności nabywcy, uznaje się, że dostawy towarów dokonał każdy z podmiotów biorących udział w tych czynnościach" – stanowił przepis. Choć resort uznał ten zapis za zbędny to niesie on za sobą znaczące konsekwencje, gdyż większość korzystnych opinii interpretacji dla podatników indywidualnych, dotyczących kart paliwowych, opierało się na tym zapisie. Jego usunięcie spowodowało, że utraciły one ważność.

Cyfrowy Paszport PojazduRusza Cyfrowy Paszport Pojazdu. Blockchain będzie zmorą dla nieuczciwych handlarzy i zbawieniem dla kierowców

Resort wskazał, że teraz ważność ma interpretacja ogólna. Zgodnie z nią, w przypadku łącznego spełnienia poniższych przesłanek, działalności podmiotu pośredniczącego między dostawcą a odbiorcą, powinna zostać zakwalifikowana jako świadczenie usług (karty paliowe) na rzecz odbiorcy – podał „DGP". Wśród wytycznych są:

  • nabywanie towaru przez odbiorcę bezpośrednio od dostawców;
  • decydowanie wyłącznie przez odbiorcę w szczególności o sposobach nabycia towaru (wybór miejsca nabycia), ilości oraz jakości towaru, momencie zakupu i sposobie wykorzystania towaru;
  • ponoszenie przez odbiorcę (z wyłączeniem podmiotu pośredniczącego) całości kosztów związanych z nabyciem towaru;
  • ograniczenie się podmiotu pośredniczącego do udostępnienia odbiorcy instrumentu finansowego pozwalającego nabyć towar.

Warto dodać, że interpretacja ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej została wydana z uwzględnieniem wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE z 15 maja 2019 roku.

Rozliczenie paliwa w firmie nie jest nad wyraz skomplikowane. Trzeba jednak na początku określić w jaki sposób jest użytkowany pojazd oraz czy jest on zakupiony na firmę czy jest to obiekt prywatny. Ma to duże znaczenie w przypadku wysokości maksymalnej stawki rozliczenia, która może wynosić 20 lub nawet 100 proc. z tego względu warto przed zakupem samochodu zastanowić się w jakiej formie będziemy go wykorzystywać oraz co jest najbardziej opłacalne.

Więcej o: