Dokumenty transportowe - spis najważniejszych dokumentów przewozowych

Dokumenty transportowe są nierozerwalną częścią procesu logistycznego. Zapewniają niezbędne informacje o przewożonych towarach i stanowią prawno-finansową podstawę transakcji handlowych. Ich brak nie tylko utrudnia i wydłuża proces rozliczenia pomiędzy stronami transakcji, ale także naraża nadawcę towaru i przewoźnika na dotkliwe kary. Można powiedzieć, że dokumenty przewozowe ewoluują wraz z transportem. Dziś większość z nich ma już formę cyfrową, a ich obieg odbywa się elektronicznie. W tym materiale przeanalizujemy najważniejsze dokumenty wykorzystywane w transporcie drogowym.

Rola dokumentów przewozowych w procesie transportowym

Dokumenty transportowe stanowią podstawowy środek komunikacji między wszystkimi uczestnikami transakcji handlowych. Poświadczają legalność i odpowiednie zabezpieczenie przewozu towarów. Służą zapewnieniu ciągłości i bezpieczeństwa łańcucha dostaw, są więc niezbędne do skutecznego i sprawnego przemieszczania ładunków na całym świecie. Dlatego też dokumentacja transportowa musi spełniać ściśle określone wymagania; w międzynarodowym przewozie towarów są to wymogi różnych jurysdykcji, różne regulacje celne oraz warunki umów handlowych.

Zajmujesz się organizacją transportu ładunków? Kliknij: https://www.timocom.pl/system-smart-logistics/gielda-transportowa/frachty i sprawdź co, zyskasz, oferując lub znajdując wolne ładunki z TIMOCOM Marketplace!

Rodzaje dokumentów transportowych

Niezależnie od rodzaju transportu podstawę dokumentacji stanowią: list przewozowy, lista ładunkowa i faktura handlowa. Często potrzebne jest także świadectwo pochodzenia towarów.

Jak podaje Leksykon Transportowy TIMOCOM, List przewozowy, inaczej dokument konsygnacyjny, stanowi potwierdzenie zawarcia i wykonania umowy przewozu. Zawiera szczegółowy spis towarów przesyłanych przy pomocy danego środka transportu, sposób ich opakowania i oznaczenia, cenę jednostkową, miejsce przeznaczenia, niezbędne dane nadawcy i odbiorcy oraz ewentualne wymogi dotyczące warunków transportu. List przewozowy definiuje również warunki finansowe, w tym odpowiedzialność za utratę albo uszkodzenie towaru oraz ponoszenie konsekwencji (kar) administracyjno-prawnych. Stanowi podstawę do kontroli i pobierania opłat przez służby celne. List przewozowy jest wystawiany przez zleceniodawcę, przeważnie w czterech egzemplarzach. Następnie potwierdzany jest przez przewoźnika, który przed podpisaniem sprawdza, czy przesyłka odpowiada informacjom w dokumencie. Oryginał musi towarzyszyć przesyłce podczas całego transportu. Przewoźnik odpowiada za zgubienie lub niewłaściwe użycie listu przewozowego i załączonych do niego dokumentów.

Lista ładunkowa, zwana również listą przewozową lub (w transporcie morskim i lotniczym) manifestem, to natomiast spis wszystkich towarów przewożonych danym środkiem transportu. Załącza się ją do listu przewozowego jako niezbędny dokument transportowy. Służy do szczegółowego określenia zawartości przesyłki lub ładunku. Zawiera wykaz towarów oraz informacje o ich rodzaju, ilości, masie, wymiarach i wartości, a także adresy załadunku i rozładunku. Lista ładunkowa jest często wymagana przez przewoźnika, organy celne i inne instytucje do celów administracyjnych, celnych oraz do zapewnienia odpowiedniego monitorowania i kontroli przewożonych dóbr.

Faktura handlowa to podstawowy dokument zawierający szczegóły dotyczące sprzedaży towarów lub usług, w tym ich cenę, ilość, opis, dane sprzedającego oraz kupującego, termin płatności itp.

W przypadku międzynarodowego transportu niektórych ładunków organy celne kraju docelowego mogą wymagać świadectwa pochodzenia towarów. Potwierdza ono, że towar pochodzi z określonego kraju i może wpływać na zastosowanie preferencyjnych stawek celnych lub innych korzyści handlowych.

Najważniejsze dokumenty przewozowe w zależności od rodzaju transportu

Poza listem przewozowym, listą ładunkową i fakturą handlową należy pamiętać o innych niezbędnych dokumentach, których wykaz zależy od rodzaju środków transportu.

żródło infografiki: TIMOCOM
żródło infografiki: TIMOCOM żródło infografiki: TIMOCOM

Dokumenty przewozowe w transporcie drogowym

CMR

CMR to skrót od francuskiego tytułu, tłumaczonego jako „Konwencja o umowie międzynarodowego drogowego transportu towarów". Jest to rodzaj umowy odnoszącej się do transgranicznych usług transportowych realizowanych drogą lądową. Standardowy formularz CMR, błędnie utożsamiany z listem przewozowym, jest wymagany tylko do transportu transgranicznego, jeśli kraj nadania lub/i kraj przeznaczenia jest członkiem CMR. Warto dodać, że zgodnie z unijnym rozporządzeniem w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego, od 21 sierpnia 2024 wszystkie publiczne organy UE będą zobowiązane do akceptowania e-CMR, czyli dokumentu CMR w wersji elektronicznej.

Potwierdzenie dostawy

Jak sama nazwa wskazuje, jest do dokument potwierdzający dostarczenie towaru do odbiorcy. Podpisując go, odbiorca potwierdza przyjęcie towaru w dobrym (kompletnym i nieuszkodzonym) stanie.

Potwierdzenie dostawy powinno zawierać:

  • Pełne dane kontaktowe nadawcy i odbiorcy;
  • Numer referencyjny przesyłki lub zamówienia;
  • Krótki opis zawartości przesyłki, w tym ilość opakowań oraz ewentualne szczególne oznaczenia (np. "łamliwe").
  • Datę i godzinę dostawy;
  • Dane kuriera lub firmy transportowej, w tym ewentualne informacje identyfikacyjne, takie jak numer pojazdu dostawczego;
  • Czytelny podpis odbiorcy;
  • Ewentualne dodatkowe uwagi lub zastrzeżenia dotyczące dostawy, na przykład widoczne uszkodzenia opakowania czy braki w zamówieniu.

Deklaracja celna

Deklaracja celna zawiera informacje dotyczące towarów przewożonych przez granice międzynarodowe (importowanych i eksportowanych), takie jak wartość towaru, jego pochodzenie i przeznaczenie, a także klasyfikacja celna.

Deklaracja ta jest niezbędna dla organów celno-skarbowych, ponieważ umożliwia kontrolę nad przepływem towarów przez granice państwa.

Dokumenty przewozowe w transporcie kolejowym

CIM

Międzynarodowy list przewozowy CIM (Consignment Note) jest dokumentem, który służy jako umowa przewozowa między nadawcą a przewoźnikiem kolejowym. Zawiera podstawowe informacje dotyczące przesyłki, takie jak miejsce nadania i przeznaczenia, opis towarów, ich ilość, masa, wartość, oraz warunki przewozu. CIM jest stosowany w międzynarodowym transporcie kolejowym w ramach konwencji Międzynarodowego Związku Kolei (OTIF).

List przewozowy krajowy

Podobnie jak CIM, list przewozowy krajowy jest dokumentem umożliwiającym formalne zawarcie umowy przewozowej między nadawcą a przewoźnikiem kolejowym, jednak dotyczy on wyłącznie przesyłek wewnątrz jednego kraju.

Karta towarowa (Wagon Note)

Jest to dokument potwierdzający umieszczenie towarów w wagonie kolejowym. Zawiera szczegółowe informacje o ilości, rodzaju i cechach towarów oraz ich umiejscowieniu w wagonie. Karta towarowa jest stosowana wewnętrznie przez przewoźnika kolejowego.

Dokumenty przewozowe w transporcie lotniczym

AWB

Air Waybill (AWB) jest głównym dokumentem przewozowym w transporcie lotniczym. Stanowi umowę między przewoźnikiem lotniczym a nadawcą i zawiera szczegółowe informacje dotyczące przesyłki, takie jak miejsce nadania, miejsce przeznaczenia, opis towarów, ilość, masa, wartość, a także warunki przewozu. AWB służy również jako dowód wysłania towarów i umożliwia ich śledzenie w trakcie transportu. Podobną funkcję pełni Air Consignment Note, czyli list przewozowy lotniczy.

Dokumenty przewozowe w transporcie morskim

Konosament

Inaczej Bill of Lading (B/L) - kluczowy dokument w transporcie morskim, służący jako potwierdzenie przyjęcia towarów przez przewoźnika oraz umowa między przewoźnikiem a nadawcą ładunku. Zawiera szczegółowe informacje dotyczące towarów: ich opis, ilość, wartość oraz warunki przewozu. Konosament pełni funkcję dowodu własności przewożonych dóbr oraz umożliwia ich śledzenie w trakcie transportu. Innymi słowy jest to dokument wystawiany przez przewoźnika morskiego lub jego agenta, potwierdzający przyjęcie towaru na pokład statku i zobowiązanie do dostarczenia go do portu docelowego oraz wydania odbiorcy.

List przewozowy morski

List przewozowy morski, inaczej Sea Waybill, jest podobny do konosamentu, ale nie stanowi dokumentu towarowego, ponieważ nie posiada definicji ustawowej. Poświadcza zawarcie umowy przewozowej między przewoźnikiem a nadawcą, ale nie zawiera instrukcji dotyczących dostawy towarów w miejscu przeznaczenia.

Czarter

Czarter (Charter Party) to umowa między armatorem a czarterującym (wynajmującym statek), regulującą warunki wynajmu całego statku lub jego części.

Zarządzanie dokumentacją przewozową

Aby dokumenty transportowe spełniały swoją rolę, muszą być prawidłowo wystawione i wypełnione. Trzeba więc zwracać szczególną uwagę na kompletność i poprawność danych.

Warto pamiętać, że rola dokumentu przewozowego nie kończy się w momencie dostarczenia ładunku na miejsce. Jest on niezbędny m.in. podczas rozliczania z klientami i podwykonawcami, a także w przypadku kontroli prowadzonej przez poszczególne organy państwowe. Dokumentację transportową należy więc przechowywać i prawidłowo archiwizować – na szczęście coraz częściej można robić to w formie elektronicznej.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania dokumentami pozwala na łatwe wyszukiwanie, udostępnianie i archiwizację dokumentów, co zwiększa efektywność i redukuje ryzyko błędów, utraty lub uszkodzenia dokumentacji. Digitalizacja umożliwia także łatwiejszą integrację danych z systemami logistycznymi oraz usprawnia procesy monitorowania i raportowania, a dzięki temu zwiększa przejrzystość i kontrolę nad procesem transportowym.

Podsumowanie

Dokumenty przewozowe służą zgromadzeniu i przekazywaniu informacji niezbędnych do skutecznego i legalnego przemieszczania ładunków. Dzięki nim nadawcy, odbiorcy oraz przewoźnicy mogą zapewnić bezpieczne i terminowe dostarczenie towarów, minimalizując ryzyko błędów i konfliktów podczas przewozu. Organizując transport, należy upewnić się, jakie dokumenty są wymagane na poszczególnych etapach i zadbać o ich poprawność oraz kompletność. Generowaniu dokumentów transportowych służą powszechnie używane systemy do zarządzania transportem (TMS), wiele wzorów można także znaleźć w internecie.

Reklama marki TIMOCOM