Koszty prowadzenia floty samochodowej - jak je obniżyć? - rozmowa ze specjalistą Shell Mikołajem Ratyńskim

W wielu firmach na co dzień korzysta się z pojazdów służbowych. Ich utrzymanie wiąże się z wysokimi kosztami dla właścicieli firm. O tym, co się na nie składa i w jaki sposób można je obniżyć, opowie specjalista Shell Mikołaj Ratyński, Business Development Manager w dziale rozwiązań flotowych Shell Fleet Solutions.

Jakie są najważniejsze koszty związane z zarządzaniem flotą samochodową, które przedsiębiorstwa muszą wziąć pod uwagę?

Flota samochodowa jest jednym z podstawowych narzędzi pracy, ale generuje dla firmy znaczące koszty. Im więcej samochodów znajduje się we flocie, tym koszty są wyższe. Do podstawowych wydatków, jakie należy tu zaliczyć, są koszty leasingu lub wynajmu długoterminowego, paliwa, serwisowania, zakupu i wymiany opon. Dochodzi jeszcze ubezpieczenie. To wszystko razem generuje niemałą kwotę.

W jaki sposób technologia może pomóc w zarządzania flotą i redukcją kosztów?

Wymienionych wyżej kosztów nie da się całkowicie wyeliminować, mimo to korzystając z odpowiednich rozwiązań, można je znacząco obniżyć. Przykładowo karty paliwowe wiążą się z preferencyjnymi cenami paliw, myjni, czy innych produktów oferowanych na stacjach paliw. Karta flotowa pozwala również na uiszczenie należności za przejazdy płatnymi odcinkami dróg i autostrad, także za fragmenty, gdzie jest videotolling lub eTOLL, gdzie karta paliwowa wiąże się z jednej strony z preferencyjnymi stawkami, np. na Autostradzie Małopolskiej A4, ale także z oszczędnościami administracyjnymi, gdyż wszystkie transakcje (paliwowe i niepaliwowe) znajdują się na jednej, zbiorczej fakturze.

Pomocne w nadzorze nad flotą pojazdów w firmie są systemy monitorujące, chodzi tu o tzw. GPSy i oprogramowanie telematyczne. Pozwalają one nie tylko śledzić trasę, ale też zachowania kierowców, a nawet stan techniczny pojazdów. Co to daje? Można wyłapać i wyeliminować przyczynę nadmiernego spalania/zużycia energii elektrycznej oraz z wyprzedzeniem zaplanować wizytę w serwisie. Duże oszczędności daje optymalizowanie tras. Starannie planując przejazdy samochodów oraz tankowania/ ładowania samochodów, można wybrać trasy szybsze i krótsze, a to oznacza mniejsze zużycie energii lub paliwa i wolniejszą eksploatację opon i podzespołów.

Jakie są główne wyzwania związane z utrzymaniem i serwisowaniem pojazdów?

Możemy tutaj mówić o dwóch kategoriach wyzwań – tych, które wiążą się z użytkownikami pojazdów, a więc kierowcami i tych, które wiążą się bezpośrednio ze sprawnością samochodów. Pierwsza grupa wyzwań obejmuje kontrolę tego, czy prowadzący pojazd ma odpowiednią ilość odpoczynku, czy jeździ bezpiecznie i ekonomicznie, czy tankuje/ładuje pojazd na właściwych stacjach oraz czy nie dochodzi do nadużyć. Natomiast jeśli chodzi o to, co wiąże się z serwisem pojazdów, z pewnością jest to szybka reakcja na nagłe awarie. W wielu przypadkach można im zapobiec. I tutaj wracamy do tego, co było wspomniane wyżej - stałe monitorowanie stanu pojazdu i planowanie serwisu z wyprzedzeniem będzie zapobiegać większym awariom i pozwoli tak zorganizować pracę, by nie było zbędnych przestojów.

W jaki sposób przedsiębiorstwa mogą zoptymalizować proces zakupu lub leasingu pojazdów, aby zmniejszyć koszty?

Podstawą jest porównywanie ofert i negocjacje cen. Dotyczy to zarówno samochodów, jak i ubezpieczenia z tym związanego. Można też pójść o krok dalej i pomyśleć o outsourcingu zarządzania do profesjonalnych firm zarządzających flotami pojazdów. W tym przypadku w grę wchodzi nie tylko odciążenie od codziennej pracy i administracji, ale też właśnie negocjowanie korzystnych warunków leasingowych. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że cena będzie jeszcze niższa. Kolejnym krokiem w optymalizacji jest migracja części floty pojazdów w kierunku floty nisko i zeroemisyjnej (auta hybrydowe i elektryczne).

Jak szkolenia i zarządzanie kierowcami wpływa na efektywność floty samochodowej?

Kilkukrotnie wspomnieliśmy o tym, że na funkcjonowanie floty wpływ mają kierowcy. Ich styl jazdy przekłada się na to, jak szybko zużywają się poszczególne części i jak duże jest zużycie paliwa. Analizując faktury (koszty tankowań pojazdów) przypisane do różnych kierowców, zdarza się, że są osoby, u których pomimo podobnego przebiegu kilometrów, są dość istotne różnice w kwotach. Stąd tak ważne jest to, by kontrolować ich zachowania na drodze i przeprowadzać szkolenia kształcące nawyki wspierające ekonomiczną jazdę. Dużą oszczędność i poprawę bezpieczeństwa może wygenerować również korzystanie z telematyki. Jak pokazuje badanie firmy Gartner, bieżące monitorowanie stylu jazdy kierowców połączone ze szkoleniami pozwala zmniejszyć wydatki na paliwo nawet o 20%, ślad węglowy nawet o 15%, a także ograniczyć ilość sytuacji związanych z naruszeniem zasad bezpieczeństwa o 20%1.

Jakie są korzyści z outsourcingu zarządzania flotą samochodową?

Zalet tego rozwiązania jest całkiem sporo. Specjaliści zajmujący się zarządzaniem flotą na co dzień łatwiej wynegocjują dobre warunki leasingu. Zyskuje się pewność, że osoba odpowiedzialna za zarządzanie jest w stanie łatwo przeanalizować różne wskaźniki, określić, gdzie można zastosować usprawnienia. Ponieważ fachowcy zajmujący się tym obsługują różne firmy, poprzez analizę porównawczą wskażą, gdzie mogą wystąpić problemy albo jakie dotychczasowe działania czy zaniechania odpowiadają za niską efektywność.

W jaki sposób wskaźnik TCO (ang. Total Cost of Ownership) obrazuje koszty utrzymania floty samochodowej?

TCO to inaczej całkowity koszt posiadania w tym przypadku floty pojazdów. Obejmuje zakup, ubezpieczenie, serwisowanie, koszty zatrudnienia i wiele innych. Analiza każdego ze wskaźników i zwinne połączenie wyników pozwala przeanalizować prawidłowości i zdiagnozować, w których obszarach można zwiększyć efektywność, wydajność i zmniejszyć koszty oraz eliminować sytuacje niebezpieczne. Kluczowe jest tu znalezienie jednego miejsca łączącego samochody, kierowców, urządzenia pokładowe w pojazdach oraz karty paliwowe – tu z pomocą przychodzą rozwiązania flotowe od Shell Fleet Solutions.

Dziękuję za rozmowę i praktyczne porady!

  1. Gartner, Market Guide for Transportation Mobility Technology

Reklama marki Shell. 

Copyright © Gazeta.pl sp. z o.o.